Estos son los secretos para ser más productivo en el trabajo y en casa de una experta de Google

Los días solo tienen 24 horas… y muchas cosas que hacer y que queremos hacer: ¿Cuántas veces has pensado en incorporar algo nuevo o empezar algo, para que acabe en una especie de lista mental o física de «algún día»?

La clave para superar este estancamiento, según la experta en productividad de Google Laura Mae, no radica en la formación de hábitos, como se suele decir (por ejemplo, establecer unas horas semanales para hacer aquello que se desea o cumplir un objetivo), sino en la creación de rutinas intencionales. Pero, ¿cómo podemos transformar nuestras buenas intenciones en acciones reales y sostenibles?

El poder de las rutinas, pero… ¿cómo crearlas?

El secreto para aumentar la productividad en el trabajo y en casa, según la experta de Google, que acaba de publicar el libro Uptime (todavía no publicado en castellano) con sus secretos, radica en la creación de rutinas que generen un ritmo en nuestras vidas, el cual podemos aprovechar para mejorar nuestro rendimiento.

Esta idea se refuerza con un estudio de la Universidad de Duke de 2006, que indica que aproximadamente el 45% de nuestros comportamientos diarios son hábitos.

En lugar de centrarse en la formación o eliminación de hábitos (acciones que realizamos sin pensar), la experta sugiere enfocarse en crear rutinas (acciones que son el siguiente paso natural) porque, a diferencia de los hábitos que requieren motivación, las rutinas «fluyen naturalmente con intención».

El establecimiento de patrones para cada día de la semana para planificar las cenas (los lunes pescado, los martes sopas…) es un ejemplo práctico de cómo simplificar las tareas cotidianas y hacer que se sientan menos abrumadoras.

Del mismo modo, aplicar esta estrategia en el ámbito laboral y personal (lunes para planificar, reuniones solo los martes…), mediante la tematización de los días y la creación de un flujo semanal y diario, puede facilitar la incorporación de nuevas actividades a nuestras rutinas.

Para que estas rutinas se conviertan en parte de nuestro ritmo diario, es esencial establecer un desencadenante que inicie la acción deseada.

Como fijar desencadenantes para organizarse mejor

La experta comparte su experiencia personal con el aprendizaje de nuevas canciones en el piano, utilizando el momento después de acostar a sus hijos como desencadenante para practicar. Esto le permitió que esta actividad se convirtiera en una costumbre más rápidamente de lo que sugieren algunos estudios, establecido en 66 días identificado según el European Journal of Personal Psychology en 2009.

Entre las rutinas que la experta sugiere se dan ejemplos como la revisión de las notas de las reuniones mensuales del equipo, la realización de la colada los lunes, y el establecimiento de momentos específicos para hablar con nuestro jefe, y más casos prácticos.

Por ejemplo, recopila las siguiente:

• Cuando ocurre una reunión mensual de equipo: dedica treinta minutos después para tomar notas de ella
• Cuando es lunes: hace la colada de todos en casa y la deja en su cama para no poder irse a dormir esa noche hasta que esté guardada.
• Cuando va al supermercado: saca el reciclaje extra y lo deja en los contenedores.
• Cuando faltan cinco minutos para que la cena esté lista: entonces pone un temporizador de cinco minutos y les dice a sus hijos que recojan sus juguetes y libros antes de la cena.

Cuando = entonces

El patrón que propone seguir se entiende con la técnica «cuando = entonces», que facilita el recuerdo de tareas pendientes y la organización de nuestros espacios y tiempos de manera más efectiva.

Mae lo concreta diciendo que hay que aprovechar lo que denomina «comienzos naturales» y establecer rutinas claras utilizando estos patrones para reducir el estrés y la ansiedad asociados con la gestión de tareas y responsabilidades diarias, a las que muchas veces no llegamos por indecisión.