– Carlos Luján – Europa Press – Archivo
MADRID 17 Jun. (EUROPA PRESS) –
Europa Press sitúa el protocolo y la atención al detalle en el centro de la organización de sus eventos, con una planificación que abarca desde la selección de los asistentes hasta la producción técnica, la coordinación de los accesos y la difusión posterior.
Así lo ha asegurado la directora general de Europa Press, Candelas Martín de Cabiedes, durante la XLVII Jornada del Observatorio Profesional de Protocolo y Eventos, celebrada este martes bajo el título ‘De la estrategia al detalle. La organización de eventos en Europa Press’, donde ha destacado que el éxito de un encuentro comienza mucho antes de su celebración y depende de una planificación rigurosa y de la coordinación entre todos los equipos implicados.
La agencia organiza cerca de un centenar de encuentros al año, entre desayunos informativos, jornadas temáticas, foros sectoriales, eventos empresariales y encuentros relacionados con ámbitos como la salud o el deporte.
EL PROTOCOLO COMIENZA ANTES DE LA LLEGADA DE LOS PONENTES
Según Martín de Cabiedes, el protocolo no se limita a establecer precedencias o distribuir a los invitados dentro de una sala, sino que comienza durante el diseño del evento y se mantiene hasta que el último asistente abandona el espacio.
Este trabajo incluye la elección del lugar, la recepción de autoridades, la coordinación de los accesos, la definición de los recorridos y la relación con los equipos de seguridad y protocolo de los participantes.
Cuando el programa cuenta con responsables políticos o institucionales, la preparación con sus gabinetes debe abordar con antelación los horarios, los movimientos, los accesos y las necesidades concretas de cada participante.
La directora general ha señalado que anticipar estos factores permite reducir las incidencias durante la celebración y ofrecer a los ponentes y asistentes una experiencia acorde con el carácter institucional del encuentro.
LA PLANIFICACIÓN PREVIA, CLAVE PARA RESPONDER A LOS IMPREVISTOS
Martín de Cabiedes ha subrayado que una parte determinante del resultado se produce antes de que comience el acto, mediante la asignación clara de responsabilidades, las confirmaciones tempranas y la comunicación constante entre los equipos.
El plazo razonable para organizar una convocatoria se sitúa entre tres semanas y un mes, aunque la agenda política e institucional no siempre permite disponer de ese margen. En algunos encuentros, la confirmación definitiva de un ponente puede llegar con apenas diez días de antelación.
Esta circunstancia obliga a contar con procesos definidos, proveedores de confianza y capacidad para reajustar la producción, las invitaciones y la logística cuando se producen cambios de última hora.
LA IMPORTANCIA DE REUNIR A LOS PÚBLICOS ADECUADOS
La directora general de Europa Press ha defendido que el valor de un evento no depende únicamente del número de asistentes, sino de que la convocatoria reúna a perfiles relacionados con el asunto tratado.
La segmentación de las bases de datos permite dirigir las invitaciones a los públicos adecuados, evitar convocatorias indiscriminadas y mantener una red de asistentes recurrentes.
A esta selección se suma el criterio editorial aplicado a los temas, los ponentes y la moderación. Según Martín de Cabiedes, los participantes deben aportar información, análisis o una perspectiva útil, mientras que la persona encargada de moderar debe garantizar la neutralidad, la profesionalidad y el respeto a los tiempos.
Los eventos de Europa Press se plantean así como espacios informativos en los que se trasladan al escenario los principios de rigor, independencia y pluralidad de la agencia.
UN EQUIPO PROPIO COORDINA EL PROCESO
Europa Press cuenta con un equipo interno que asume la coordinación integral de cada encuentro, desde la gestión de proveedores y la producción técnica hasta las pruebas de sonido e imagen, la preparación del espacio y la atención a invitados, ponentes y autoridades.
Aunque se recurre a proveedores externos cuando el espacio o el formato lo requieren, la dirección del proceso permanece en manos del equipo de la agencia para mantener criterios homogéneos de calidad y adaptar la producción a los objetivos informativos e institucionales.
Martín de Cabiedes también ha señalado que la organización debe atender lo que sucede fuera del escenario, como la recepción, la disposición de los espacios, los momentos de conversación informal y los tiempos anteriores y posteriores a las intervenciones.
LA DIFUSIÓN AMPLÍA EL ALCANCE DEL EVENTO
La actividad continúa después de la última intervención mediante la cobertura periodística, las noticias, las entrevistas y los contenidos audiovisuales, que permiten trasladar el encuentro a públicos que no han estado presentes en la sala.
Una ponencia puede derivar en una noticia, una entrevista o una pieza audiovisual adaptada a distintos canales y audiencias, lo que amplía el recorrido informativo del evento.
La directora general ha defendido también la incorporación de nuevos formatos, plataformas digitales y herramientas tecnológicas, siempre que su uso sea coherente con la identidad y los estándares de Europa Press.
