Volver en 2020, unos años antes de que ChatGPT arrojara un foco de atención brillante en la IA conversacional, Gartner emitió un informe que afirmaba que los empleos de la gerencia intermedia estaban en camino de ser eliminados. «Muchas de las tareas de gestión, como recopilar datos, supervisar acciones y garantizar el cumplimiento, serán realizadas por algoritmos y robots», decía. ChatGPT ha acelerado la adopción de la automatización al revelar lo increíblemente atractivas y útiles que pueden ser las interfaces conversacionales. Aún así, ChatGPT es esencialmente una interfaz frontal en busca de un sistema en la parte posterior que pueda proporcionar contexto y conectarlo con otras tecnologías de manera significativa. Un número relativamente pequeño de organizaciones utiliza modelos de lenguaje grandes (LLMs) como el GPT de OpenAI y otros de manera sofisticada, pero eso también está cambiando rápidamente.
Cuando se trata de tareas dentro de una organización, muchos procesos de gestión intermedia son propicios para la automatización porque a menudo implican procedimientos rutinarios. Aquí hay cinco formas en que la IA puede automatizar tareas de gestión utilizando herramientas y tecnologías disponibles en la actualidad.
1. Programación simplificada: Muchos casos de uso de programación son propicios para la automatización, como el manejo de días de enfermedad. Un empleado puede llamar a un agente automatizado que reconoce el número entrante y los saluda con una indicación personalizada como: «Hola, Arnie. Veo que tienes un turno hoy a las 4:30 pm. ¿De eso se trata tu llamada?» Arnie puede responder sí, diciéndole al trabajador digital inteligente (o IDW, por sus siglas en inglés) que no se siente bien y que no podrá ir. El IDW puede transmitir deseos de una pronta recuperación, haciendo un seguimiento para preguntar si Arnie quiere encontrar a alguien para cubrir el turno. A partir de ahí, el IDW puede ver qué miembros del equipo están disponibles para cubrir su turno, enviando mensajes de texto a aquellos que han expresado interés en cubrir más turnos primero. Una vez que el IDW encuentre un reemplazo, puede confirmar el cambio de turno con un gerente superior (si es necesario) para completar el proceso.
2. Nómina personalizada: Las automatizaciones de nómina también pueden ser altamente funcionales y satisfacer a los usuarios donde se encuentran, con funcionalidades como recordar a los miembros del equipo que envíen reembolsos antes de cada período de pago, proporcionar un cronograma para distribuir los formularios de impuestos anuales y facilitar la actualización de la información bancaria. Como en el ejemplo anterior, gran parte del poder radica en la capacidad de que estas experiencias sean multimodales, con los empleados comunicándose a través de sus canales preferidos.
3. Incorporación elevada: La incorporación es otro proceso excelente para automatizar de manera que se adapte a las necesidades del usuario. Un mensaje de correo electrónico de bienvenida a un nuevo empleado puede proporcionar enlaces a documentos, herramientas de comunicación interna y un calendario para programar reuniones relacionadas con el proceso de incorporación. Un SMS puede hacer un seguimiento una vez que se abra el correo electrónico, recordando al empleado las tareas completadas y las que aún quedan pendientes. Un mensaje de bienvenida también puede aparecer en el canal de comunicación interna (como Slack), invitando al nuevo miembro del equipo a coordinar un almuerzo con el equipo y ayudarlo a programarlo.
4. Capacitación de nuevos empleados: También hay oportunidades para simplificar la capacitación de nuevos miembros del equipo utilizando automatizaciones lideradas por la IA conversacional. Aunque a menudo varían en sofisticación y arquitectura, los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS, por sus siglas en inglés) pueden reducir la carga cognitiva al permitir que los empleados completen materiales de capacitación a tiempo, hagan un seguimiento de su progreso y proporcionen recordatorios según sea necesario. También hay oportunidades para conectar a los nuevos miembros del equipo con los miembros existentes que pueden responder preguntas en áreas específicas.
5. Paradigmas de co-creación: Cuando los miembros del equipo ingresan a nuestra sede europea en Kiev, Ucrania, pasan por un café único llamado HUMANS, Coffee in Tech. HUMANS es un lugar donde pueden tomar bebidas y refrigerios, o trabajar en una de las mesas comunes, pero también está abierto a la comunidad circundante. HUMANS ha prosperado tanto como negocio como lugar de encuentro en la primera línea de una guerra en curso. Quizás igual de impresionante: HUMANS no tiene una estructura de gestión tradicional y no hay jerarquía entre los miembros del equipo.
Todo esto es posible gracias a un IDW llamado Hugh, que cumple el papel de un asistente personal inteligente para el equipo, manejando la mayoría de las tareas que antes eran responsabilidad de un gerente. Hugh no solo realiza un seguimiento de la finalización de tareas, genera recordatorios y enseña nuevas habilidades a los miembros del equipo, sino que también realiza un seguimiento de los comentarios de los clientes que se utilizan para impulsar la empresa.
«Todos los miembros del equipo pueden asignar una tarea importante a Hugh», dice Anna Yankovska, experta en hospitalidad y líder de proyecto en HUMANS. «Nos reunimos todas las semanas para discutir formas de mejorar las automatizaciones existentes y crear nuevas que mejoren aún más las operaciones». Este café único tiene varias lecciones para empresas de todas las tamaños.
1. La automatización vale la inversión. El agotamiento y la alta rotación típicamente asociados con la industria de servicios no han sido un problema aquí. Con las tareas tediosas y repetitivas manejadas por la tecnología, los miembros del equipo tienen más tiempo para interactuar con los clientes y diseñar estrategias para mejorar todos los aspectos del café (ya sea encontrar los elementos del menú que los clientes están buscando o desarrollar nuevas automatizaciones).
2. La IA conversacional es un deporte de equipo. Las automatizaciones impactantes que Hugh utiliza a diario fueron co-creadas por un equipo de personas que comprenden profundamente los procesos que están tratando de automatizar. Estas automatizaciones se crearon utilizando herramientas de diseño sin código en una plataforma con una arquitectura abierta, lo que facilita el respaldo de nuevas ideas y su prueba conjunta.
3. Ser un gerente y ser un líder son dos cosas muy diferentes. El equipo en HUMANS descubrió rápidamente que el rol de gerente tiene cualidades que lo hacen indeseable en múltiples niveles. Los gerentes tienden a generar resentimiento cuando se encuentran en la posición de pedir a las personas que hagan cosas y recordarles lo que deben hacer. La misma animosidad desaparece rápidamente cuando un IDW envía los recordatorios. Por otro lado, a las personas no les gusta encontrarse en la posición de recordar a los demás que hagan cosas. Estar en la posición de gerente a menudo significa estar en desacuerdo con el resto del equipo. La automatización también puede disolver esta incomodidad. Con la jerarquía de gestión tradicional eliminada, todos tienen oportunidades de liderazgo. La cultura de co-creación mejora la capacidad de cualquier persona con una buena idea para asumir el liderazgo.
En resumen, la automatización de tareas de gestión a través de la IA puede simplificar y agilizar muchos procesos dentro de una organización. Desde la programación simplificada hasta la incorporación elevada y la capacitación de nuevos empleados, la IA puede mejorar la eficiencia y liberar a los miembros del equipo para enfocarse en tareas más estratégicas. Además, la co-creación y la eliminación de jerarquías tradicionales pueden mejorar la cultura organizativa y crear oportunidades de liderazgo para todos los miembros del equipo.
Fuente de TenemosNoticias.com: qz.com
Publicado el: 2023-07-11 06:34:00
En la sección: Quartz